手把手教你打印凭证：会计小白实操全攻略
来源：牛账网
作者：樱桃子老师
时间：2026-07-31
为什么凭证打印是会计基本功？
凭证打印看似简单，但很多新手会计容易栽在细节上：纸张选错导致格式错乱、分页设置不对导致内容缺失、装订不规范被审计退回。凭证是会计档案的核心，打印质量直接影响后续查阅和税务检查。本文从零开始，带你走完凭证打印的完整流程，每一步都配以实操要点，照着做就能避免90%的常见错误。
第一步：准备工作——整理凭证与附件
打印前，先确认纸质凭证（或电子凭证）已完整录入系统。以用友T3为例，需要检查：
- 凭证号是否连续，有无断号；
- 借贷方金额是否平衡；
- 附件张数是否填写正确；
- 附件（发票、合同、报销单等）是否按顺序排列。
实操要点：将凭证按顺序编号，用回形针夹好，避免打印时混乱。如果附件较多，建议先扫描或复印，再按凭证号一一对应。
第二步：打印设置——纸张、方向与边距
进入财务软件的“凭证打印”模块，关键设置项如下：
1. 纸张选择- 通用凭证纸：通常为210mm×127mm或241mm×152mm，需确认打印机支持。
- A4纸：最常用，但需设置四分格或自定义纸张。
2. 打印方向与边距- 方向：横向（凭证通常为横版）。
- 边距：左10mm、右5mm、上15mm、下5mm，避免内容被裁切。
实操要点：先打印一张测试页，用尺子量边距，调整到完全居中后再批量打印。
第三步：打印预览与分页调整
财务软件中，点击“打印预览”，检查以下几点：
- 摘要、科目、金额是否完整显示；
- 行数是否过多导致换页；
- 制单人、审核人、记账人位置是否清晰。
分页处理（重点）当一笔凭证分录超过5行时，系统会自动分页。此时需要：
- 勾选“每页打印表头”和“每页打印合计”；
- 设置“共几页”“第几页”自动生成。
案例：某公司采购办公用品，涉及5项明细，分录共7行（含税金）。打印时未勾选“每页打印合计”，导致第一页只有金额无合计，第二页合计与第一页不匹配。正确做法：在打印设置中勾选“每页打印合计”，并检查分页后金额是否衔接。
第四步：正式打印——分批次与套打技巧
1. 分批次打印建议按凭证号范围分批，例如每次打印1-50号，方便检查。
2. 套打设置如果使用预印凭证纸（带格式），需在软件中设置“套打”，并调整偏移量。
实操要点：安装打印机驱动后，务必在“自定义纸张”中新建凭证尺寸，否则可能打印错位。
第五步：打印后检查与装订
1. 检查清单- 每张凭证有无漏印、模糊、缺角；
- 附件是否齐全，并与凭证号对应；
- 骑缝章或签字是否完整。
2. 装订步骤- 使用凭证装订机打孔（直径5mm）；
- 穿入热熔胶管或棉线，压紧封面；
- 在封面右上角填写凭证期间、册数、起止号。
案例：某企业月末发现凭证装订后无法翻页，原因是孔距太近（仅2cm）。正确做法：孔距应保持8cm左右，便于翻阅。
常见问题速查表
| 问题 | 原因 | 解决 |
|------|------|------|
| 打印内容偏移 | 纸张类型或边距设置错误 | 重新测量边距，调整偏移量 |
| 分页后金额不连续 | 未勾选“每页打印合计” | 重新设置分页选项 |
| 附件与凭证不匹配 | 打印前未核对附件顺序 | 逐张核对，用回形针固定 |
| 装订后无法平铺 | 孔距过大或过小 | 保持8cm间距，使用软封面 |
总结：凭证打印的“三步检查法”
1. 打印前：核对凭证连续性、附件完整性；
2. 打印中：测试页调整边距，分页无误；
3. 打印后：检查清晰度，正确装订存档。
掌握这套流程，会计小白也能快速上手，让你的凭证档案既合规又美观。
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